Un logiciel de gestion de formation, ce n'est pas un simple classeur numérique. C'est un outil qui prend en charge la paperasse, les relances, la conformité et le suivi budgétaire. Formaltis s'inscrit dans cette catégorie des TMS (Training Management System), ces plateformes dédiées au pilotage administratif et stratégique de la formation en entreprise. L'idée : libérer les équipes RH des tâches répétitives pour qu'elles se concentrent sur le développement des compétences.
À quoi sert vraiment un TMS comme Formaltis ?
Un LMS (Learning Management System) diffuse des contenus pédagogiques, un TMS gère l'administration. Formaltis fait partie de cette seconde famille. Concrètement, il permet de centraliser le plan de développement des compétences : recueil des besoins issus des entretiens annuels, budgétisation, inscriptions, convocations, suivi de la facturation. C'est le poste de pilotage pour les responsables formation.
La différence avec un ERP ? Un ERP est un couteau suisse généraliste (finance, achats, RH globales). Un TMS est un outil spécialisé, taillé pour la complexité de la formation : catalogues, workflows d'approbation managers, automatisation des processus métiers. Formaltis s'intègre au SIRH existant sans remplacer l'ensemble du système d'information.
Les fonctionnalités qui font gagner du temps
Génération automatique des documents
Attestations, conventions, convocations, certificats : la création manuelle de ces documents est chronophage et source d'erreurs. Formaltis permet de configurer ses propres modèles (sous Word ou directement dans l'outil) et de les remplir automatiquement avec les données des apprenants, formateurs et sessions. Un clic suffit pour générer un lot de documents au format PDF ou .docx, les envoyer par email et les stocker de manière sécurisée.
Un CRM intégré pour suivre ses clients et prospects
Pour un organisme de formation, connaître ses clients ne se limite pas à leur nom et adresse mail. Un CRM intégré centralise l'historique des formations suivies, les échanges passés, les opportunités commerciales. Formaltis permet de créer des fiches détaillées par entreprise cliente, de segmenter la base de données et d'identifier les prospects à relancer. Fini les tableurs Excel éparpillés et les post-it qui se perdent.
Communication centralisée avec toutes les parties prenantes
Entre les emails aux stagiaires, les notifications aux formateurs, les relances aux clients et les échanges avec les financeurs, la communication peut vite devenir un casse-tête. Formaltis centralise l'envoi des convocations, des questionnaires d'évaluation, des relances automatiques. Les managers reçoivent les demandes d'inscription via un workflow d'approbation, les apprenants accèdent à leur planning et à leurs documents depuis un portail dédié.
Suivi Qualiopi et conformité réglementaire
Depuis la loi Avenir professionnel de 2018, le plan de développement des compétences a remplacé le plan de formation. Cette évolution impose une traçabilité rigoureuse : feuilles d'émargement, évaluations à chaud et à froid, indicateurs de qualité. Formaltis centralise les preuves de conformité et génère les rapports nécessaires aux audits de surveillance. Pour les organismes de formation, c'est un atout pour maintenir la certification Qualiopi sans stress.
Gestion du catalogue et des sessions
Centraliser l'offre de formation dans un catalogue digital unique simplifie l'accès pour les apprenants et les managers. Ils peuvent comparer les programmes, visualiser les disponibilités des sessions, soumettre une demande en quelques clics. Pour l'entreprise, c'est aussi un moyen d'harmoniser les pratiques et de piloter les relations avec les prestataires.
Formaltis permet de créer et planifier des sessions, de gérer les inscriptions et d'exporter les programmes vers la plateforme EDOF (pour les organismes de formation). La gestion des sessions inclut la possibilité de créer des micro-certifications personnalisées et de suivre l'assiduité en temps réel.
Signature électronique et émargement dématérialisé
La feuille de présence papier, c'est fini. Formaltis propose un émargement électronique 100% sécurisé et juridiquement conforme. Les apprenants signent depuis un smartphone ou une tablette, avec certification de leur identité. Cette fonctionnalité simplifie la collecte des justificatifs et garantit leur validité légale. Plus besoin de scanner, classer ou archiver des documents papier.
Pilotage financier et reporting
Le suivi budgétaire est un point sensible pour tout responsable formation. Formaltis intègre un module de gestion financière : suivi des factures, des paiements, génération automatique des devis et factures. Le reporting permet de visualiser les indicateurs clés : taux de réalisation du plan, coût moyen par stagiaire, taux de satisfaction. Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) peut être généré automatiquement, ce qui évite les saisies manuelles fastidieuses.
E-learning et blended learning
Formaltis intègre une plateforme LMS pour diffuser des modules e-learning, suivre l'assiduité et la progression des apprenants. Compatible SCORM et xAPI, il permet d'importer des parcours existants. Le blended learning (alternance présentiel/distanciel) est géré de manière fluide : les sessions en présentiel et les modules en ligne sont suivis dans le même outil, avec une traçabilité unifiée.
Ce que Formaltis ne fait pas (et pourquoi c'est important)
Un TMS ne remplace pas un formateur, ni un outil de conception pédagogique. Formaltis ne crée pas de contenu e-learning, il le diffuse et le suit. Il ne remplace pas non plus un logiciel de visioconférence, mais peut s'y interfacer. Son rôle est administratif et stratégique, pas pédagogique. Si votre besoin principal est de créer des modules interactifs, un LMS pur sera plus adapté. Mais si vous cherchez à piloter l'ensemble du processus formation (budget, inscriptions, conformité, reporting), Formaltis répond à ce besoin.
Combien ça coûte et pour qui ?
Les tarifs des TMS comme Formaltis varient selon le nombre d'utilisateurs, les fonctionnalités souscrites et la taille de l'organisme. En général, les éditeurs proposent des abonnements mensuels avec des paliers : de 50 à 200 euros par mois pour une petite structure, jusqu'à plusieurs centaines pour une entreprise de taille intermédiaire. Certains facturent au nombre de stagiaires ou au volume de sessions. Demandez un devis personnalisé et comparez les offres : un outil avec CRM intégré, signature électronique et génération de documents peut sembler plus cher au départ, mais il évite des abonnements séparés.
Faut-il choisir Formaltis ou un autre logiciel ?
Le choix dépend de votre structure. Pour un organisme de formation de taille modeste, un outil tout-en-un comme Digiforma (avec son IA Pétronille) peut être plus adapté. Pour une grande entreprise avec un service RH structuré, un TMS intégré au SIRH existant comme Fœderis ou Skillup sera plus pertinent. Formaltis se positionne sur le segment des TMS complets, avec un accent sur la conformité Qualiopi et la dématérialisation. Testez la version d'essai pour vérifier que l'interface correspond à vos habitudes de travail et que l'intégration avec vos outils actuels (SIRH, ERP, logiciel comptable) est fluide.
Un dernier conseil : ne sous-estimez pas le temps de paramétrage initial. Un TMS bien configuré fait gagner des heures chaque semaine, mais mal configuré, il peut devenir une source de frustration. Prévoyez une demi-journée pour définir vos modèles de documents, vos workflows d'approbation et vos indicateurs de suivi. C'est l'investissement le plus rentable pour que Formaltis devienne vraiment un allié au quotidien, pas une contrainte supplémentaire.
